除籍謄本とは?取り方や必要な費用・手数料について

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故人の葬儀・告別式等を滞りなく執り行うことは大切ですが、故人の金融資産や不動産資産を親族が相続する手続きもスムーズに行うことも大切です。
この相続手続きに必要になる書類が「除籍謄本」と呼ばれるものです。そこで、今回は除籍謄本とは何か?除籍謄本の取得先や取得方法、その費用について説明します。

そもそも、除籍謄本とは?

夫婦の戸籍

日本では、親子関係や家族関係を証明することを目的に、戸籍が作られています。戸籍に記載されている世帯員が、結婚したり離婚したりして戸籍の変更となる際には、新たな戸籍が作られます。

また、世帯員のどなたかが亡くなると、その人は戸籍から除かれることになり、また戸籍に入っている人の本籍地が変わった場合にも、やはり戸籍からその人の名前は除かれることになります。

このように、戸籍から全ての世帯員が籍を除かれて、その戸籍が全て空白になった状態を証明する書類は「除籍謄本」と呼ばれています。

除籍謄本と戸籍謄本との違い

戸籍謄本とは、戸籍に記載されている全員の身分事項を証明する書類のことです。この戸籍に記載されている方々の誰かが婚姻したり、養子縁組をしたり、亡くなったりすると、戸籍謄本から「除籍」されることになります。

ただし、戸籍法上では婚姻・養子縁組によって別の戸籍へ移ることを「転籍」と呼び、死亡・失踪宣告等の場合には「除籍」と呼んでいます。

除籍謄本は、戸籍から誰もいなくなったことを証明する書類なので、戸籍に記載されている人が亡くなったり、別の戸籍へ移ったりしたからと言って、直ちに市区町村から取得する謄本が除籍謄本になるわけではありません。

この場合、戸籍に記載されていた人物が「除籍」された、という記録が残った戸籍謄本を取得することになります。

次のようなケースでは、戸籍謄本を取得することになるか、除籍謄本を取得することになるかが異なります。

 

○戸籍に記載されている人:その1

戸籍に記載されているのが父親・母親・子(兄)・子(妹)4人家族の場合

●父親:死亡のため除籍
●母親:存命中
●子(兄):存命中
●子(妹):婚姻して転籍

この事例の場合は、父が死亡し、子(妹)が婚姻して除籍(転籍)していますが、母親・子(兄)は存命中で、婚姻や養子縁組等もしていないので、戸籍謄本等が必要な場合は除籍の記録がある戸籍謄本を取得することになります。

 

○戸籍に記載されている人:その2

前述と同様に、戸籍に記載されているのが父親・母親・子(兄)・子(妹)4人家族の場合

●父親:死亡のため除籍
●母親:存命中→死亡のため除籍
●子(兄):存命中→婚姻して転籍
●子(妹):婚姻して転籍

事例では、父・母が死亡し、子(兄)・子(妹)が婚姻して除籍(転籍)しているので、在籍者が誰もいなくなった状態です。

この場合、戸籍はすぐに廃棄されず保存期限まで保管されます。この戸籍に誰もいなくなったことを証明する必要があるときに、除籍謄本を取得することになります。

改製原戸籍と除籍謄本の違い

故人の出生から死亡までのすべての戸籍を集める必要がある場合に、取得する書類としては改製原戸籍除籍謄本があげられます。

改製原戸籍とは、法律または命令により戸籍の様式が改められた場合、その従前の様式で編製された戸籍を指します。

つまり、こちらは除籍謄本のように戸籍に記載されていた人達の都合で作成されるわけではなく、国による戸籍制度の改正が理由で作成される戸籍です。こちらも除籍謄本と同様に、すぐに破棄されることはなく保存期限まで保管されます。

改製原戸籍として保管される理由は、戸籍の様式を従前の様式から新しい様式へ作り直しが行われる際、作り直す時点で戸籍に在籍している人だけを移記することになり、既に婚姻、養子縁組、死亡等によって除籍された人は移記されないので、他の戸籍に移ったしまった人や、亡くなった人との親族関係を知ることができない場合もあるからです。

除籍謄本が必要な場合とは?

こちらでは、除籍謄本が必要となるいろいろなケースを取り上げます。除籍謄本は、遺産相続による相続人の確定、家系図の作成、他人となってしまった人との過去の続柄等の確認・証明で取得することになります。

遺産相続を行う場合

まず除籍謄本が必要なケースとしてあげられるのが、遺産相続の時です。亡くなった人の財産を相続するのは、配偶者(夫または妻)、子等ですが、単に自分たちが亡くなった人の相続人であることを名乗れば良いわけではありません。

故人の相続人であると確定するためには、故人が生まれてから亡くなるまでの戸籍を全て調べなければいけません。

その際に、故人の戸籍謄本・除籍謄本や改製原戸籍と照らし合わせる必要があります。このように多くの書類を集めるのは、現在明確になっている相続人の他に、例えば他の女性との間に子がいて、その子を故人が認知していた場合等、今まで気付かなかった相続人が新たに発見されることもあるからです。

故人が生まれてから亡くなるまでの戸籍を綿密に調べる際に、親族の婚姻等による転籍や死亡等による除籍によって、戸籍がなくなったことを証明する書類として、除籍謄本が必要となります。

このように、故人の人生を漏れなく調べ、はじめて相続人を確定することができるわけです。

遺産分割についての詳しい説明はこちらをご参照ください

家系図の作成を行う場合

家系図の作成の場合は、ご自分のルーツを探るために直系の先祖を調べる必要があります。そのためには、除籍謄本で戸籍があった家族・先祖を丁寧に調べていきます。

市区町村へ除籍謄本を請求する場合には、概ね理由として「家系図作成のため」と記載して書類を請求すれば対応してくれます。戸籍の保存期間分までは先祖を遡ることができるはずです。

ただし、震災や戦災によって戸籍に関係する書類がなくなり、先祖を遡れないこともあります。

例えば、関東大震災での戸籍等の消失や、第二次世界大戦下で行われた東京・大阪等の主要都市へのアメリカ軍による空爆や、広島・長崎への原爆投下により戸籍関連の書類が焼失しているケース、ソ連軍による北方領土への奇襲攻撃で、戸籍関連の書類を現地に残したまま日本人が避難したケースもあります。

そのため、先祖の住んでいた時代や地域によって、保存期間内であっても除籍謄本等が揃わない場合はあります。

家系図の調べ方と作り方についてはこちらをご参照ください

離婚した相手の戸籍が必要な場合

配偶者と離婚した場合には、それぞれ戸籍が分かれてしまいます。ただし、両者は他人になったとしても、正当な理由があるならば、除籍謄本を取得することもできます。

この正当な理由とは、例えば地方自治体等の公的機関から元・配偶者に関連する戸籍等の提出を求められた場合や、元・配偶者との間で何らかの理由により裁判を行う際、使用することがあげられます。

ただし、離婚相手は他人であるため、請求先の市区町村が除籍謄本の請求に応じることへ慎重になる場合が考えられます。

請求の際には、事前に市区町村の関係窓口へ問い合わせ、除籍謄本の取得理由を明示し、取得する際の提出書類等を確認しておきましょう。

名字が違う(母方の)家族の戸籍が必要な場合

名字が違う母方の除籍謄本を取得することが必要となったとき(例:前述した家系図の作成で母方の家系も調査したい場合等)もあげられます。

この場合には、除籍謄本の請求者本人と、請求の対象者である母方の家族・先祖(母親の父・母、祖父・祖母等)との関係を証明することで除籍謄本の請求ができます。

請求の際には、請求者と対象者の関係を示す書類(戸籍謄本など)の提出で、母方の除籍謄本の取得が可能となります。

除籍謄本はどこで取得できるか?

除籍謄本は過去に戸籍を置いていた(過去の本籍地)市区町村役場で取得することができます。そのため、引っ越しをする等して過去に戸籍を置いていた市区町村役場と、現在の住所地である市区町村役場が異なる場合、現住所のある市区町村役場で取得することはできません。

除籍謄本や戸籍謄本・改製原戸籍を請求することができるのは、概ね市区町村役場の戸籍を取り扱う部署(市民課、戸籍課等)が担当しています。

各市区町村役場によって担当部署の名称が異なりますので、どちらで取得したら良いかわからない時には、庁舎内の案内窓口で質問し指示に従いましょう。

除籍謄本の3つの取り方と必要な費用

電卓

除籍謄本は、過去に戸籍を置いていた(過去の本籍地)市区町村役場で取得する必要があり、どこでも気軽に取得できる書類というわけではありません。

こちらでは、除籍謄本を取得する方法と、そのための費用について説明します。

直接、役所の窓口へ請求する方法と手数料

除籍謄本を請求できる人は、戸籍の名欄に記載のある本人の他、その配偶者や父母等の直系尊属、子・孫等の直系卑属の人たちが該当します。

第三者も請求は可能ですが、請求理由の明示や資料の提供を要求される等、請求先の市区町村側から慎重な対応がとられることもあります。

必要書類

請求するために提出する書類は概ね次のような書類となります。

(1)請求書

請求先の市町村によって若干名称の異なることもありますが「戸籍証明等請求書」に本籍・筆頭者氏名・生年月日、および窓口で申請する人の住所・氏名・電話番号・生年月日・請求理由等を記載します。

参考:東京都品川区の見本(※各市区町村によってフォーマットは異なります)

(2)本人確認書類

有効期間の定めのある書類は有効期間内である場合に本人確認書類と認められます。顔写真付きでない書類の場合、その他の本人確認書類を一緒に提示しなければならないこともあります。

本人確認書類の例としては、

●自動車運転免許証
●パスポート(旅券)
●住民基本台帳カード(写真付き)
●在留カードまたは特別永住者証明書(外国人登録証明書)
●療育手帳
●身体障害者手帳
●マイナンバーカード(個人番号カード) 等

があります。

なお、マイナンバーの「通知カード」は本人確認書類にはならないとしている市区町村役場もあるので注意しましょう。

(3)委任状

除籍謄本の請求を代理人に頼む場合に作成します。代理人ではなく請求者本人が記載する必要があります。

委任状の記載例は以下の通りです。

(例文)

                         委 任 状

代理人 住所
    氏名
    生年月日

私、○○○○(請求者本人氏名)は、上記の○○○○(代理人氏名)を代理人と定め、次の権限を委任します。

委任事項

・(例えば、「除籍謄本1通の請求に関すること」等と言うように委任事項を記載します。)

委任状作成年月日 ○○年○月○日

本人 住所
   氏名(必ず本人が署名または記名・押印します。)

※代理人はその他、請求先の市区町村役場から追加の書類を要求されることがあります。

手数料

除籍謄本の手数料は1通750円となります。

郵送で取り寄せる方法と手数料

直接窓口で請求する他には、郵送による請求も可能です。直接窓口で請求する場合と同様に、本人・親族・代理人いずれでも可能です。

請求のための提出書類は、直接窓口で請求する場合とほとんど同じですが、市区町村役場によって郵送用の請求書で記載しなければいけないこともあります。

また、郵送の場合、本人確認書類はその写しを添付する必要があります。返信用封筒も同封しなければなりません。

手数料は1通750円ですが、お釣りの出ないように定額小為替又は現金書留で送付する必要があります。

郵送による請求で注意する点は、請求の処理日数および往復の郵便配達日数の期間がそれなりにかかることです。

請求書等を投函してから除籍謄本等が自宅に郵送されるまで、10日程度を見込んでおきましょう

ただし、郵便事情や休日等が原因で、さらに日数がかかってしまう場合もあるので、急いでいる場合には速達郵便を利用しましょう。

東京都品川区では、戸籍郵送請求にあたっての注意事項を解りやすくまとめているPDFデータがあります。他の市区町村役場でも活用できる内容でもありますので、ぜひご参照ください。

専門家に依頼して代理請求して貰う方法と必要な費用

相続手続きのために戸籍関係の書類を収集する場合は、故人の出生から死亡までの戸籍が必要となりますが、除籍謄本1枚のみに必要な情報がすべて記載されているわけではありません。

故人の出生から死亡までの戸籍を全て揃えるためには、除籍謄本1通のみならず、明治・大正・昭和・平成と時代の流れに沿って何枚もの除籍謄本・改製原戸籍が必要となる場合もあります。

さらに、除籍謄本等は過去に本籍のあった市区町村でしか取得でないので、本籍が市外または県外の場合は直接出向いたり、郵送による請求が必要になったりします。

除籍謄本等を一つ一つ集めていくことは非常に面倒ですので、専門家に依頼して代わりに請求してもらうことを検討しましょう。その専門家とは、弁護士・司法書士・行政書士です。

これらの専門家は、除籍謄本等の請求に慣れていますし、除籍謄本等を取得したことがない素人が請求するよりも、スムーズに当該書類を収集することが期待できます。

必要な手数料は除籍謄本1枚750円の他、代行のための手数料(約3,000円~)がかかります。しかし、除籍謄本等の取得を1枚から対応している専門家は稀です。

ほとんどのケースでは、例えば裁判等で必要な場合は弁護士が請求者本人の代わりに収集しますし、相続の場合には、相続手続きを依頼された弁護士または司法書士、行政書士が収集します。また、家系図の作成では、行政書士が戸籍関係の書類を集めることが多いです。

このように専門家に依頼した裁判手続きや相続手続き、家系図の作成の費用等に含まれていることがほとんどです。

なお、本人等の代わりに除籍謄本の書類を収集する費用は、法律や規則で定められているわけではなく、各事務所で自由に設定することができます。そのため、各専門家の事務所によって大きく費用が異なります。

早急に除籍謄本等を集めたい場合には、戸籍の収集代行を専門としている司法書士事務所または行政書士事務所へ事前に相談してみましょう。

除籍謄本の保存期間

除籍謄本の保存期間は平成22年に戸籍法が改正され、除籍となった時から150年とされています。少なくとも平成22年からならば、除籍後150年は市区町村役場に保管されることになります。

ただし、それ以前の保存期間は80年とされていました。80年を過ぎれば直ちに市区町村へ廃棄する義務が生じるわけではないものの、その後に廃棄するかどうかは各市区町村の自由とされています。そのため、明治初頭の先祖の記録を調べ上げることは非常に困難な状況と言えるでしょう。

また、前述した「家系図の作成」の場合のように、保存期間内であっても震災や戦災で戸籍に関する書類が失われてしまっているケースもあります。そのため、どなたでも保存期間内の先祖を遡れるわけではありません。

まとめ

除籍謄本の収集は面倒な部分もありますが、相続等で必要になってくる書類です。自分たちで請求する場合には、親族たちと協力し合いながら取得することが大切です。また、専門家に依頼して収集する方法も是非検討してみましょう。

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